Reforma tributária: o que muda no contas a pagar?

A aprovação da Emenda Constitucional nº 132/2023 marca uma das mudanças estruturais mais relevantes do sistema tributário brasileiro. A reforma tributária altera a lógica de incidência de tributos sobre o consumo e inaugura um período de transição que envolverá adaptações técnicas, operacionais e fiscais para as empresas.

Embora o objetivo seja simplificar o sistema no longo prazo, o processo de implementação vai exigir atenção especial das áreas financeiras, com destaque para o setor de Contas a Pagar.

O que muda no modelo de tributação

Historicamente, o país operou com um conjunto fragmentado de tributos sobre o consumo, entre eles:

1. PIS
2. Cofins
3. IPI
4. ICMS
5. ISS

A reforma substitui esses impostos por um modelo de IVA Dual (Imposto sobre Valor Adicionado), formado por:

1. CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços (federal)
2. IBS – Imposto sobre Bens e Serviços (estadual e municipal)

O novo formato unifica regras e bases de cálculo, mas não elimina imediatamente o sistema antigo. Entre 2026 e 2033, haverá convivência entre os dois modelos, exigindo controle simultâneo de documentos e apurações.

Impactos no setor de Contas a Pagar

O Contas a Pagar, responsável pela liberação de despesas e pagamentos, será diretamente afetado pelas novas exigências.

Mudanças na apuração de IBS e CBS

O modelo passa a operar “por fora”. O imposto deixa de estar embutido no preço e aparece destacado nos documentos fiscais. Além disso, ganha relevância o split payment, mecanismo no qual parte do valor pago ao fornecedor pode ser direcionada automaticamente ao fisco.

Sistemas não preparados podem enfrentar divergências de fluxo de caixa e dificuldades de conciliação.

Créditos tributários: maior controle documental

Com o princípio da não cumulatividade plena, operações essenciais à atividade empresarial passam a gerar crédito tributário.

Esse direito, entretanto, depende: da emissão correta dos documentos fiscais, do destaque adequado dos tributos e do recolhimento realizado na etapa anterior.

Notas fiscais com erros ou inconsistências podem impedir o aproveitamento de créditos e elevar custos operacionais.

Documentos fiscais: novos layouts e regras

A reforma prevê ajustes em documentos eletrônicos, como:

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
2. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Os layouts passarão a comportar:

1. Novos campos de IBS e CBS
2. Códigos específicos de tributação
3. Regras associadas ao Imposto Seletivo, que incidirá sobre determinados produtos.

A verificação de XMLs e arquivos fiscais torna-se etapa fundamental antes da liberação de pagamentos.

Desafios operacionais durante a transição

A coexistência entre os dois sistemas tributários exige infraestrutura tecnológica compatível e processos ajustados.

Atualização de sistemas de gestão

Os ERPs precisam ser parametrizados para atender às exigências do novo modelo. Mesmo com automações, será necessária revisão criteriosa de:

1. Regras fiscais,
2. Classificação de operações,
3. Enquadramento de itens.

Fiscalização mais integrada

A digitalização e o cruzamento automático de dados ampliam a capacidade de monitoramento do fisco. Divergências entre escrituração, pagamento e declaração podem resultar em autuações.

Entre os riscos operacionais estão:

1. Pagamentos sem retenções adequadas,
2. Aceite de documentos irregulares,
3. Erros de classificação fiscal.

Capacitação e adaptação das equipes

A adequação ao novo modelo envolve mudança de processos e atualização constante de conhecimento. As equipes financeiras precisarão compreender conceitos ligados ao IVA e às particularidades do período de transição.

Papel da automação nos processos de Contas a Pagar

A automação surge como alternativa para reduzir falhas e garantir consistência.

Entre os benefícios operacionais estão:

1. Parametrização tributária alinhada às regras vigentes,
2. Reconhecimento automático de notas fiscais,
3. Integração entre documentos, pedidos e pagamentos.

Ferramentas que cruzam dados e validam informações antes da liquidação podem contribuir para prevenção de passivos fiscais.

A reforma tributária inaugura uma fase de ajustes graduais para as empresas. O setor de Contas a Pagar ocupa posição estratégica no processo, dado seu papel na validação de documentos, controle de créditos e execução de pagamentos.

Com novos tributos, regras de apuração e formatos documentais, será necessário fortalecer rotinas, adotar soluções tecnológicas e acompanhar as normas que regulamentam o período de transição.